גמישות רבותיי גמישות!

תשמעו סיפור: מקום עבודה שלא האמין בעבודה מרחוק כתפיסה, בתקופת המשבר הוציא את מרבית עובדיו לחל"ת, למעט 10 א.נשים, בינהם-אשת הצוות שאני מלווה, היא עבדה מהבית ועשתה עבודה מצוינת. הוחלט לחזור לעבודה במשרד, בשיחה עם המנהל שלה היא ביקשה לעבוד יומיים קבועים מהבית- כך תחסוך זמן פקקים, דלק שמשולם ע"ח החברה, היא ויתרה על "תן ביס" בימים הללו.

המנהל והמנכ"ל סרבו בתוקף!! למרות שהוכיחה להם שהייתה סופר יעילה גם כשעבדה מרחוק. הטיעון- זה יוצר תקדים. אני שואלת – תקדים למה? חברה, תפנימו לשם העולם הולך!

תקדים גם יכול להיות דבר חיובי. כשנכנסים יותר לעומק, מתברר שלמנכ"ל יש תחושה שכך יאבד שליטה, בקרה ופיקוח.

עוד סיפור? חברה שלי, מייחלת לחזור לעבודה במשרד, לא כי היא לא פרודוקטיבית או לא אוהבת לעבוד מהבית, לא כי היא מרגישה בדידות או חוסר עניין, אלא רק בגלל שהמנהלת שלה הפכה להיות Control Freak ברמות אחרות, עוקבת אחרי העשייה שלה באובססיה. כל מייל מסומן והיא יודעת מתי הוא נפתח, לאחר פרק זמן מוודאת שבוצע בווטסאפ, ובסוף יום עבודה היא מבקשת דיווח מלא על מה שנעשה ומה שלא.

חברה שלי מותשת, משערת שכך גם המנהלת.

אין ספק שעולם העבודה השתבש לגמרי, מנהלים ועובדים עוברים קשיי הסתגלות למצב החדש. וכשנמצאים בתחושת אי וודאות יש נטייה להכניס יותר שליטה, יותר מעקב ופיקוח- זה יוצר אשליית וודאות. לטעמי זו רק אשליה, בעידן הנוכחי דרך פיקוח צמוד משיגים פחות מאשר דרך האצלת סמכויות ושחרור שליטה.

נכון, יהיו ארגונים שיבחרו במצב החדש בעוד ועוד אמצעי שליטה ובקרה, כפי שקראתי בכתבה המצורפת: "כלוב של זהב" בה מציעים טכנולוגיה למדידת תפוקה וניטור עובדים אשר דרכה ניתן לראות כמה זמן העובד עבד בתוכנות העבודה וכמה זמן שוטט באינטרנט וברשתות החברתיות. אפילו יוכלו להחליט כמה זמן הפסקה ייקח, כן, זה אפשרי. פיקוח ושליטה מלאים על עבודתו גם מרחוק.
קצת האח הגדול, לא?

מחקר שנעשה בתקופת הקורונה בארה"ב, בדקו מה הסיבות שקשה למנהלים ולארגונים לשחרר שליטה וליישם נוהל עבודה גמיש? מצאו שלמעלה מ60% ממנהלים והארגונים מתנגדים לשינוי כי מה שעבד לפני היה מצויין, הם רק מחכים שהדברים יחזרו לקדמותם.

כ-45% המנהלים חוששים שהתפוקות הפריון והמיקוד ירדו אם אנשים לא יעבדו יחד באותו מיקום פיזי, הם גם חוששים שלכידות הצוות תפגע והתרבות הארגונית תשתנה- אז עדיף לא לשנות.

יודעים מה? המצב הזה כאן כדי להשאר, לא רואה איך הקורונה נעלמת מחיינו בזמן הקרוב (הלוואי ואני טועה..) ולכן כל התפיסה צריכה להשתנות- לא 'איך חוזרים למה שהיה?' אלא 'איך עבודה מהבית באופן מלא או חלקי הופכת להיות מוצלחת?

השאלה היא, האם אמצעי פיקוח ושליטה הם שיהפכו אותה למוצלחת? הם אלה שיעודדו מוטיבציה והגעה ליעדים?יצרו מחוברות? וכמנהלים בזה אנו רוצים להתעסק? במיקרומנג'מנט או במאקרו
המשבר הוכיח שגם ללא הנוכחות הפיסית והשליטה- הפרודוקטיביות יכולה לעלות.
נכון, גם בגלל שיש התגייסות גדולה בעת משבר, אבל לא רק! כשיש לנו אוטונומיה אנו רוצים להוכיח שאנו ראויים לה. א.נשים רוצים להרגיש שסומכים עליהם זו סיבה נוספת לעלייה.

אז מה הבנו עד עכשיו?

אי אפשר לחזור לאותה נקודה שהיינו בה בעולם העבודה לפני הקורונה. המשבר הזה גרם לנו להבין שאפשר גם אחרת. צריך ללמוד איך אפשר לשלב בין בקרה אפקטיבית לחופש פעולה

בעולם בהפרעה, כשמנהלים באי וודאות מה הדבר הנכון ביותר שאפשר לעשות כדי להוביל בהצלחה?

גמישות רבותיי גמישות! גמישות גם מצד ההנהלה וגם מצד העובדים. 

גמישות בתוך אי הוודאות מאפשרת לצמצם מתח, לייצר בהירות, תקשורת טובה, להתמקד בעיקר, זה מביא לעליה בפרודוקטיביות. דווקא בתקופה כזו העובדים לא מחפשים עוד הגבלות, הם רוצים להרגיש שבראש הארגון, יש  מי שמנווטים את הספינה ואם כבר יש הגבלות או הנחיות חדשות- שיהיה איזה קו הגיוני בהן. כדי שיישמר האמון בארגון ובמנהליו, הם זקוקים לגמישות כזו שתוריד את הסטרס.

בד"כ גמישות בהנהלה יוצרת גמישות גם אצל העובדים, קל להם להתגמש ולקבל את ההנחיות החדשות אם יש, קל להם למצוא פתרונות נוספים, להביע את דעתם, להיות יצירתיים, להיות מעורבים.

מה חשוב לארגון? חשוב לשמור על ההון האנושי ושהעבודה תתנהל על הצד הטוב ביותר.

רק עוד נקודה למחשבה בנוגע לשימור עובדים: זה לא דומה לטרום קורונה, עובדים ישארו בעבודה גם אם רע. המצב בחוץ לא מלבלב, כולנו מרגישים זאת. אבל- עובד שרע לו יש סיכוי שלא יעשה את עבודתו בצורה יסודית, ירעיל אחרים, יטעה יותר, יערים קשיים, יחלה יותר.

הנה כמה כלים לניהול גמיש:

רגע! לפני הכלים חשוב לציין למה הכוונה בניהול גמיש, ההגדרה שמתאימה לניהול כזה היא

גמישות ובחירה בתוך גבולות מוסכמים ומוגדרים 

  1. גבולות מוסכמים וברורים– היצמדות להחלטות עבר יכולה להפוך ללא רלוונטית, בצעו הערכת מצב משותפת, בהתאם לנסיבות שנו אם צריך את התכנית המקורית וחשבו על Plan B,C כדי להשיג את היעד.
  2. בהירות– וודאו שהמטרה ברורה ודברו על התוצאה הרצויה, תתאימו את המשימות למצב הקיים, כדאי לחלק את המטרה לתתי משימות, מומלץ לקבל החלטה משותפת ולתאם דד ליין מוחשי ומוגדר.
  3. תעדוף-  בחרו מה חשוב עכשיו, וכמה משימות אפשר לעשות בתנאים הקיימים, לא להעמיס! לכו על האיכות ולא על הכמות, כך תצמצמו טעויות ותאפשרו מיקוד וריכוז.
  4. גמישות בשעות העבודה– צרו אפשרויות עבודה שמסתנכרנת עם החיים בבית כל עוד יצליחו לייצר מרווחי זמן בו יוכלו להיות מרוכזים בעבודה עם פחות הפרעות.
  5. בדקו תוצרים ותפוקות – אל תצמדו ל-כמה זמן העובד היה מול המחשב, אלא בתוצרים שסיפק בהתאם ללו"ז שנקבע.
  6. תקשרו, תקשרו, תקשרו- הכוונה היא לא להיות סטוקרים ולבדוק מה עשו אלא לשתף ולנהל שיח, להעמיק את הקשר הבין אישי. בעבודה מהבית יש תחושת בדידות, חשוב לוודא שהשיחות לא יהיו רק סביב נושאים של עבודה ומשימות מדידות. אנחנו זקוקים לקשר בין אישי.
  7. תשאלו– שאלות של 'איך'? 'מה'? השאלות האלו עוזרות ליצור שותפות ומעורבות. דוגמאות: מה את צריכה כדי לסיים את הפרויקט? מה חסר לך? מה הכיוון שאתה צריך? איך אני יכולה לעזור? איך אנחנו מתקדמים? איך אתה חושב שכדאי לעשות את זה? מה עוד? מה דעתך? איך את מרגישה? איך את מציעה שנעבוד בתקופה הקרובה?
  8. שקיפות– שקפו את המצב, את כל מה שאפשר לידע. מניסיון זה- א', ב' בבניית אמון ומעורבות, ובדיוק כאלה עובדים אנו רוצים – מעורבים, שנותנים בנו אמון ואנו בהם. זה גם מונע מ"רב סרן שמועתי" להגיע – רקאומרת:).
  9. אמפתיה– כן, כן איזו מילה! כמה שהיא מייצרת מחוברות ומוטיבציה, לא חייבים להזדהות עם האחר, רק צריך להיות רגיש אליו, ליצור אהדה, לנסות לראות ממבט על מה מפריע לו.
  10. הקשבה– אם יש מיומנות אחת שיכולה לשפר ממש ממש את היחסים היא יכולת הקשבה, רבים מאיתנו מקשיבים ותוך כדי כבר חושבים איך להגיב, על קצה המזלג- יש מס' תרגילים להקשבה, הנה אחד מהם שעוזר למקד את הפוקוס שלכם באחר ולא בתגובה אליו היא לחזור על מילה או משפט שלו ולשאול שאלה.

מנהלים שמצליחים להגמיש את גישתם, יצליחו להוביל נכון יותר את הארגון בעת הזו ויצליחו לאתר את ההזדמנויות שמגיעות למרות המצב.

מה שיפה בגמישות זה שתמיד יש תנועה, אפשר לתקן, ללמוד מטעויות, לגלות דברים חדשים. על ידי שמירה על גישה גמישה אין הגבלה מבחינת האפשרויות שיש וניתן לשנות ולחדד את היעדים ואת המשאבים הקיימים לרשותכם.

גמישות כמו בחיים דורשת תרגול, וחברה, אם קשה לא חייבים במכה אחת סעיפים 1-5 הם כלים שאפשר להשתמש במהרה, סעיפים 6-10 הם מיומנוית רכות שצריך ללמוד ולתרגל, אני קוראת להם כישורי חיים.

מה שחשוב כדי להצליח זה קודם כל לשנות גישה כי אפשר שזה יהיה אחרת.

“לא החזק והאינטליגנטי יותר שורד, אלא זה שהכי מתאים עצמו לשינוי" צארלס דרווין

קישור למאמר "כלוב של זהב": https://www.calcalist.co.il/local/articles/0,7340,L-3836777,00.html
למחקר: https://www.visualcapitalist.com/how-people-and-companies-feel-about-working-remotely/

כתוב/כתבי תגובה