מחוברים גם מרחוק – איך שומרים על מחוברות עובדים מרחוק

איך שחקנו את הלימון בזמן האחרון…אומרים שמכל לימון אפשר לעשות לימונדה.

לא יודעת מה מצב הלימון יש רגעים שהוא חמוץ לי מאד, ויש רגעים שאני חושבת שמכל משבר צומחים ותהיה אחלה לימונדה.

מה שאני כן יודעת הוא שכולנו,

כ ו ל נ ו

זקוקים לקשר.

גם כשרחוקים מהעין אפשר להתחבר ולהרגיש קרובים ללב.

וכשיש מחוברות יש גם מחויבות

נכון, פתאום ללא שום הכנה מוקדמת, נכפתה עלינו עבודה מהבית (במקרה הטוב אם לא יצאתם לחל"ת או הפכתם מובטלים) אין לנו אפשרות להתנהל כפי שידענו, כפי שהורגלנו. וכשזה נעשה באופן חד וצריך מהרגע להרגע לייצר שגרות עבודה חדשות, לגבש סביבת עבודה טכנולוגית בהיבטי התקשורת, המדידה והניהול, בתנאים כאלה לא תמיד שמים דגש על קרבה ומחוברות.

כשעובדים ונמצאים במרחב הפיסי, יש הרבה הזדמנויות ליצור מחוברות מעצם העבודה יחד, הכל הרבה יותר נגיש, מינגלינג, סיעור מוחות משותף, שיחות המסדרון כמה שהן חשובות כמה! כמה פעמים בשיחות כאלה פותרים בעיות, מכירים באופן לא פורמלי, מקדמים פרויקט שנתקע.

אבל מה עושים עכשיו ? עבודה מרחוק יכולה ליצור בידוד חברתי ולהשליך על תהליכי העבודה.

בזמנים כאלו של אי ודאות הנוכחות והעבודה של המנהלים משמעותית אפילו יותר ביצירת בטחון, בניית אמון ותחושת השייכות.

אז איך עושים את זה מרחוק? איך יוצרים מחוברות בנסיבות הקיימות?

כמה טיפים לניהול אפקטיבי:

✔️ סבלנות וזמן הסתגלות- בחברות שנאלצו בפתאומיות לעבור לממד הדיגיטלי, חשוב לגלות סבלנות ולאפשר זמן הסתגלות להיבטים הטכנולוגיים, אם יש אפשרות צרו בוטים ולומדות עם אינפורמציה רלוונטית.

✔️זמן עבודה גמיש– זה שכולנו בבית זה לא אומר שאנו יכולים לעבוד באותן שעות שעבדנו במשרד, מה גם שאובייקטיבית קשה יותר לעבוד באופן שוטף כשהילדים איתנו 24/7. מומלץ לבדוק עם כל עובד מהם חלונות הזמן המתאימות לו בנסיבות הקיימות כדי שיצליח לעמוד במטלות. קבעו דד ליין הגיוני לסיום המשימה ושחררו אל תשבו להם על הוריד.

✔️אפשרו תקשורת רציפה– לא רק דרך מיילים, ווטצסאפים. צרו שיגרת וידאו, זום נהפך לאחד מכלי העבודה המרכזיים. דברו אתם. כמות השיחות צריכות להיות מותאמות לאופי העבודה ולסגנון התקשורת עם העובד. כמנהלים אתם מכירים את הצוות, יש כאלה ששיחה אחת לשבוע מספיקה ויש כאלה שחשוב להם תקשורת יותר אינטנסיבית, כמה פעמים ביום.

✔️מד רגישות– תהיו עם "יד על הדופק" בדקו  באופן אישי 1:1, איך מרגישים/מסתדרים, תוודאו שהמטלות לא מכבידות. אחת המנהלות שאני מלווה עוסקת בתחום שדווקא בימים אלו יצר עומס, כל כך התרגשה שהמנהל הישיר שלה ראה אותה, הבין שהתנאים הקיימים כיום הם אחרים, הוא יצר קשר עם מזמין הפרויקט ודחה את זמן ההגשה.

✔️ אל תוותרו על שיחות חולין– תתעניינו באמת, תשאלו גם על המשפחה, תספרו על ההתמודדות שלכם, הקדישו זמן לסיפורים אישיים. צרו שיחות מסדרון וירטואליות, זמן קפה משותף, ארוחת צהריים משותפת, תאפשרו "זמן אוורור" משותף, מישהי סיפרה לי שאצלם עושים פגישת זום יומית לוונטילציה, מדברים על הכל חוץ מעבודה במשך זמן שהקציבו לפגישה.

✔️ ישיבת צוות ותיאום ציפיות – על בסיס קבוע. ניהול משימות, בדיקת דד ליין, עבודה על מסמכים, פרויקטים וכד'. מעבר לכל אלה הקדישו זמן לשיתוף בתובנות, תתאמו ציפיות, הגדירו דד ליינים וודאו שהמשימות ברות ביצוע במסגרת המגבלות הקיימות.

✔️ שתפו– שתפו בידע, ספרו על האתגרים והמטרות במצב הקיים, תעדכנו מה האסטרטגיה במצב הקיים, תתייעצו עם הצוות, הפכו אותם לשותפים. כך אתם מחזקים את תחושת המשמעות ורותמים אותם למשימות.

✔️פרגנו- תנו מילה טובה על הביצועים, על העשייה חזקו את החזקות. תכירו בהישגים שלהם, תוקירו אותם על המאמצים, על ההתמודדות. תמיד, תמיד באופן אותנטי. הם יוקירו לכם תודה, זהו אחד הצעדים המובילים ביצירת מחוברות.

✔️ תפתיעו במחוות קטנות– החל בשליחת קישור למשהו מצחיק, שיר, כתבה מעניינת– דברים שלא בהכרח קשורים לעבודה. אם יש תקציב תפתיעו במשלוח – סלסלת פירות, מאפים, משחקים לילדים, קפסולות קפה, משלוח מהסופר, ספר טוב, פאזל – כל רעיון יצירתי שעולה בראשכם. מבטיחה לכם- רובם יפתיעו במחוות קטנות בחזרה.

✔️ העלו את המורל- הנה כמה רעיונות:

• HAPPY HOUR  בו כל אחד משתף את המשקה והמאפה שהוא בחר, היצירתי ביותר מקבל פרס.
• מסיבות וירטואליות של 10-30 דקות, ככה באמצע היום אפשר גם לשתף את הילדים כל פעם מישהו אחר הוא DJ ואחראי על השירים.
• שיעורי ספורט, יוגה, מיינדפולנס משותפים.
• יצירת קולאז' תמונות של כל הצוות, שיר משותף, וידאו משותף
• חידון סביבת עבודה, כל אחד מצלם את סביבת העבודה שלו וכולם צריכים לנחש של מי
• כל שבוע מישהו נותן הרצאת טד של 5 דקות על כל נושא שהוא רוצה שלא קשור לעבודה.
• פעילות הורה ילד וירטואלית משותפת לכולם.

 

אנו בתקופה של אי ודאות,חתיכת לימון…, יחד עם זאת יש כאן הזדמנות נהדרת לבסס תשתית ליחסי עבודה טובים, הזדמנות להשפיע, להתייעל בתהליכי עבודה, לעבוד כצוות, לרענן מנהיגות אישית.

ראו בקורונה כנתיב שזירז את פיתוח האמצעים הטכנולוגיים והרחבת המיומנויות הרכות הנדרשות בעידן הנוכחי.

הלוואי שמהלימון תצא לימונדה משובחת 

מאחלת בריאות לכולנו