ניהול יצירתי- רעיונות לניהול מרחוק בתקופת אי ודאות.

לא קל בימים אלה, גם לא למנהלים שצריכים לנהל פתאום מהבית ללא הכנה מוקדמת. מי שלא הורגל בכך לפני כן, חש שהוא בפלונטר, אי ודאות.

שגרות הניהול השתנו לחלוטין. איך מייצרים תקשורת ושיתוף ידע? איך מתגמשים עם השעות אבל מוודאים ביצוע? איך ניתן להגדיר גבולות, להאציל סמכויות? לעמוד בסטנדרטים הנדרשים? כלים לניהול משימות? איך להתמודד עם שאלות הצוות על מה יהיה אח"כ? איך ליצור מוטיבציה? מה עם שייכות? רגע, רגע…

וואו, לא פשוט למנהלים שזה נחת עליהם ככה, כל הדילמות הללו פתירות- באמת .

אבל לפני שניכנס לעומק כל בעיה, ביקשתי מהמנהלים שאני מלווה לשבת עם עצמם ולעשות טבלה: צד ימין – מה הבעיה. צד שמאל – מה אפשר לעשות בנסיבות הקיימות ולהתחיל לזרוק רעיונות.

כלל אחד שחשוב לזכור לפני שרושמים וממלאים- זוכרים שההון האנושי שעובד איתם, נמצא גם הוא בבית וגם הוא בתנאים לא פשוטים של עומס, לחץ ואי ודאות.

לזכור את היום שאחרי.

כל פלונטר אפשר לשחרר וכשיוצאים מאזור הנוחות, לצד הקשיים אפשר גם לצמוח.

הנה אוסף רעיונות יצירתיים לניהול ההון האנושי של מנהלים וצוותים שהחליטו לחשוב מחוץ לקופסה ולפעול באופן גמיש שיאפשר ליצור בטחון, מוטיבציה ועשייה בנסיבות הקיימות.

לא כל רעיון מתאים לכל ארגון, זה קשור לסוג העבודה, אופי הארגון, התרבות הארגונית.

הרעיונות מחולקים ל-3 אתגרים מרכזיים

צורת העבודה, אופי ואופן התקשורת, רווחה ויצירת מחוברות ובטחון.

כל אלה מטרתם ליצור שיתוף פעולה, עבודת צוות, מחוייבות, הנעה ותפוקה גם בהיעדר קשר פיסי ישיר.

צורת העבודה: איך מתמודדים עם זמינות, שעות עבודה,ישיבות ויוצרים שיתוף פעולה וקשר.

תיאום ישיבות:

  • ביצוע סקר ועפ"י יכולת הרוב תיאום השעה.
  • מצב משפ' הוא הקריטריון לתיאום שעה– בחברה בה מרבית העובדים ללא ילדים אך 3 מתוכם הורים- נקבעו ישיבות לשעה 20:00.
  • הקלטת הישיבה וסיכומה, מי שלא נוכח יוכל להתעדכן.
  • ישיבה ממוקדת של 15 דקות על משימות כל בוקר בשעה קבועה, לא עוברים את 15 הדקות!

שעות עבודה: שעות עבודה גמישות, במקום מה שהיה בעבר:

  • חלונות עבודה והפסקה לאורך כל היום כל אחד באופן פרטני עפ"י יכולת, למשל איש צוות שעובד שעתיים בבוקר, שלוש שעות בצהריים וכל השאר החל מעשר בלילה.
  • קביעת זמינות על בסיס שבועי – 40 ש"ע מחולקות על פני כל השבוע באופן אישי ובסופ"ש דיווח למנהל.ת
  • עדכון זמינות אפשרית בהתאם למצב בתחילת השבוע ובהתאם לכך תכנית עבודה

המלצה – התמקדות בתוצאות ולא במשך זמן העבודה, התמקדות בתפוקות ולא בשעות. 

ניהול המשימות:

  • הערכת מצב וריווח לו"ז ודד ליין בהתאם.
  • בעקבות שעות עבודה שונות, הכנת דו"ח– 'אני רק שאלה' כל אחד שלא מצליח לבצע את המשימה ממלא דו"ח בו 2 משפטים- לאן הגעתי, למה נתקעתי. המנהל רואה בבוקר ומסייע בהתאם,
  • שעת עדכון קבועה בזום.
  • חלוקה ברורה של תפקידים- למי פונים ומתי? את מי מעדכנים בעניינים דחופים.
  • תורן יומי לעדכון שוטף וניהול המשימות בצוות.
  • מתן הרשאות לצוות לבדוק סטטוס משימות כדי לסייע אחד לשני.

המלצה- שקיפות ובהירות: הגדרה משותפת וברורה של המשימה, שיח משותף על התוצאה הרצויה.


תקשורת– הקשבה ואמפתיה מהווים חלק משמעותי שעושה הבדל גדול ויוצר אמון ובטחון.

הטעות הכי נפוצה של מנהלים היא תקשורת לקויה או חלקית.

מרחק מטבעו יכול ליצור אי הבנות, חשש שנעשים דברים מאחורי הגב ולכן יש חשיבות רבה לכמות ואיכות התקשורת.

 

רעיונות שעלו מהמנהלים ליצירת אמון וקרבה:

  • למשב ולבקש משוב מהצוות יותר מכרגיל, עדיף בשיחת וידאו אבל גם בכל אמצעי אחר (אני אוסיף- למשב זה לא לתת בראש, זה לתקשר על העשייה לפעמים זה יכול להיות- היה מעולה, לפעמים מה צריך לשפר)
  • בישיבה סבב שכולל את כולם, למנות סדרן זום שיתפעל את השיח.
  • בכל ישיבה להתחיל בשיחת חולין- 10 דק של שיתופים אישיים.
  • להשקיע בשיחת זום 1:1 אישית פעם ביום, או כמה שמרגיש לשני הצדדים נכון.
  • שקיפות- שיתוף בדילמות, בפתרונות וגם באתגרים- אם לא ברור מה יהיה (בעתיד הקרוב או הרחוק) לציין זאת ולהוסיף שברגע שתדעו תעדכנו(עצם השיתוף יוצר אמון).
  • סיעור מוחות- כמה שיותר, לעודד באופן מפורש את הרצון לשמוע דעות נוספות.
  • שעות הדממה- לא לצפות שיהיו זמינים 24/7. למשל- אחד המנהלים קבע עם הצוות שעתיים הדממה בצהריים לארוחה משותפת עם המשפחה.
  • פירגון- לציין הישגים, לסגור הסכמים, לפרגן על עשייה, על התגייסות- כמה שיותר פרגון יותר טוב.

  • להניח שהצד השני התכוון לטוב, תקשורת יכולה להתפרש באופנים שונים, במיוחד כשהיא כתובה או וירטואלית לכן תמיד להניח שהכוונות טובות ולשאול- למה התכוונת?
  • לא להתעלם! להתייחס לכל קונפליקט, כדי שלא תיווצר סביבה רעילה ותחושת תסכול.
  • דלת פתוחה- לאפשר להתייעץ על כל שאלה, גם כזאת שאינה קשורה לעבודה.
  • לדבר ב'אנחנו', לקחת חלק בעשייה המשותפת.
  • לוודא תיאום ציפיות והגדרה ברורה של המשימה ע"י כל הצדדים.

המלצות- נאה דורש, נאה מקיים- לתת דוגמה אישית.

3 ש משמעותיים להצלחה- שקיפות, שיתוף, שחרור והאצלת סמכויות. 

איזון בית- עבודה, אפשרו הפרדה וחלוקה כך תמנעו שחיקה ותיצרו מוטיבציה והערכה.

עודדו את הצוות שלכם לתקשר ועזרו להם להתמקד ולתעדף את מה שחשוב.

ללמוד להקשיב


פעולות לרווחה והעלאת מורל:

בזמנים שכאלה, יש הזדמנות להכיר את הצוותים לעומק. הכרות עמוקה יותר מעצם זה שכל אחד נמצא כעת בביתו עם משפחתו. כשמכירים יותר, מתקרבים יותר, מעורבים יותר.

אין תחליף לתקשורת בין אישית ולתקשורת בלתי פורמלית, המטרה שלהם ליצור כמה שיותר אפשרויות ליצירת חוויות מלכדות בנסיבות הקיימות.

רעיונות שעלו ליצירת מעורבות:

  • HAPPY HOUR בו כל אחד משתף את המשקה והמאפה שהוא בחר, היצירתי ביותר מקבל פרס.
  • מסיבות וירטואליות של 10-30 דקות, ככה באמצע היום אפשר גם לשתף את הילדים כל פעם מישהו אחר הוא DJ ואחראי על השירים.
  • שיעורי ספורט, יוגה, מיינדפולנס משותפים.
  • יצירת קולאז' תמונות של כל הצוות, שיר משותף, וידאו משותף.
  • חידון סביבת עבודה, כל אחד מצלם את סביבת העבודה שלו וכולם צריכים לנחש של מי.
  • כל שבוע מישהו נותן הרצאת טד של 5 דקות על כל נושא שהוא רוצה שלא קשור לעבודה.
  • פעילות הורה ילד וירטואלית משותפת לכולם.
  • פגישות זום צוותיות לוונטילצה, בה מדברים על חששות, אתגרים.
  • שיתוף ותחרויות במתכוני ארוחות ומשקאות בריאים/מושחתים.

  • תקציב מחוות קטנות למשלוח– סלסלת פירות, מאפים, משחקים לילדים, קפסולות קפה, משלוח מהסופר, ספר טוב, פאזל.
  • קבוצת ווטסאפ מחלקתית רק לתוכן מעניין שאינו קשור לעבודה וקישורים מצחיקים.
  • ארוחות זום משותפות אחת לשבוע.
  • כל שבוע צוות אחר אחראי על המורל המחלקתי לשלוש פעילויות בזמנים שיקבעו מראש, כולל צוות ההנהלה.
  • מחוות לוגיסטיות- בארגון אחד דאגו לצייד את מי שידעו שאין להם לפטופ/סורק/מדפסת ושלחו במשלוח ממקום הארגון בהפתעה.

המלצה- ליזום, לבוא בראש פתוח, לקחת חלק פעיל בפעילויות הללו.

כל הרעיונות שעלו, כולם יחד הם אלה שעושים את ההבדל- יוצרים אמון, בטחון, מחוברות והנעה.

 גורמים לצוותים להרגיש מעורבים, משמעותיים, חשובים למנהל.ת ולארגון.

וכשמרגישים כך רוצים לתת הרבה יותר.

רעיונות כאלה יוצרים מנהיגות ארגונית

ואת רובם אפשר וכדאי להכניס לשגרת הניהול על בסיס קבוע.

 

כתיבת תגובה